Nel mondo della documentazione tecnica la gestione dei contenuti è una delle sfide più critiche. Quando un’azienda decide di passare a un nuovo sistema di gestione dei contenuti (CCMS) o semplicemente di aggiornare la propria infrastruttura documentale, spesso si parla di “migrazione” dei contenuti.

La migrazione non è solo un processo tecnico di trasferimento di dati da un sistema all’altro. In realtà è un’occasione preziosa per rivalutare, organizzare e ottimizzare i contenuti esistenti, creando una base solida per una gestione più efficiente e funzionale.

Migrazione dei contenuti: non solo un trasferimento tecnico

Quando parliamo di migrazione dei contenuti, ci riferiamo al processo di trasferimento delle informazioni da un sistema (o un software) all’altro. Questo passaggio è spesso necessario quando un’azienda decide di adottare un nuovo software di gestione dei contenuti, magari per migliorare le proprie operazioni o per rimanere al passo con le innovazioni tecnologiche o le normative del settore.

La migrazione di per sé può sembrare un’operazione puramente tecnica: esportare dati da un sistema, convertirli in un formato compatibile e importarli nel nuovo sistema.
Una migrazione ben eseguita invece non si limita a un semplice “copia e incolla” digitale. 

È un’opportunità per analizzare i contenuti esistenti, identificare ridondanze, correggere errori e strutturare le informazioni in modo più logico e coerente.

Un caso comunque è quello dell’azienda che gestisce la documentazione tecnica di vari prodotti attraverso un sistema ormai obsoleto (come lo sono ormai tanti software “legacy”: Word, InDesign, FrameMaker…). Durante la migrazione a un nuovo CCMS, emerge l’opportunità di ripulire vecchi documenti, eliminare duplicati, aggiornare le informazioni obsolete e catalogare i contenuti da tenere. Questo migliora l’efficienza del nuovo sistema e minimizza il rischio di confusione per l’utente finale che dovrà consultare questi documenti per il redattore che dovrà aggiornarli o redigerne di nuovi.

Organizzazione dei contenuti: l’arte del riordino

Organizzare i contenuti significa molto più che semplicemente catalogarli o archiviarli. Si tratta di progettare una struttura logica e intuitiva che permetta a chiunque di trovare facilmente le informazioni di cui ha bisogno. Questo processo richiede un’analisi approfondita dei contenuti esistenti, una comprensione chiara delle esigenze dell’utente finale e l’applicazione di principi di usabilità e accessibilità.

L’organizzazione dei contenuti, soprattutto durante una migrazione, permette di creare una base solida per una documentazione chiara e coerente. 

Editha, attraverso il servizio t-uso®, non si limita a spostare contenuti da un sistema all’altro, ma si assicura che ogni pezzo di informazione sia posizionato nel posto giusto e che sia facilmente rintracciabile.

La fase più importante della migrazione non è infatti l’importazione dei contenuti nel nuovo sistema, ma l’analisi e l’organizzazione preliminare del corpo documentale da migrare. È un’operazione che viene svolta unicamente sui contenuti, a prescindere dal software di partenza o quello di arrivo.

Prendiamo, ad esempio, il caso di un progetto su cui abbiamo lavorato recentemente, quello di un’azienda che produce dispositivi medici. Durante la migrazione della documentazione tecnica, i contenuti sono stati trasferiti al nuovo CCMS (Windchill + editor Arbortext), solo dopo essere stati analizzati e riorganizzati per rispondere meglio alle necessità redazionali dell’azienda e alle normative vigenti e per migliorare l’esperienza dell’utente. Questo riordino dei contenuti facilita il processo di redazione, revisione e traduzione, assicura la conformità normativa, e riduce anche il tempo che i tecnici e gli operatori sanitari impiegano per trovare le informazioni di cui hanno bisogno.

Migrazione e organizzazione: un approccio integrato

Alla base del lavoro di Editha c’è la convinzione che la migrazione dei contenuti e la loro organizzazione debbano andare di pari passo. Questo approccio integrato permette di trasformare la migrazione da un semplice compito tecnico in una vera e propria opportunità strategica per migliorare la gestione dei contenuti aziendali.

Editha analizza i contenuti esistenti, li studia e li organizza in modo da ottimizzare il loro utilizzo nel nuovo sistema. In questa fase le informazioni smettono di essere considerate documenti e diventano contenuti intelligenti. Grazie al servizio t-uso®, Editha garantisce che i contenuti migrati non siano solo trasferiti correttamente, ma siano anche strutturati e presentati in modo da essere facilmente accessibili e comprensibili sia per i team di redazione che per tutti gli utenti.
Per farlo, esaminiamo ogni modulo di contenuto, valutiamo la sua utilità e rilevanza, consideriamo il suo potenziale di riuso, lo classifichiamo e lo posizioniamo all’interno di una struttura logica e ben organizzata. Questo approccio migliora la qualità della documentazione e assicura anche che il nuovo sistema di gestione dei contenuti funzioni in modo efficiente e senza intoppi.

Perché l’organizzazione dei contenuti è essenziale per il successo della migrazione

Senza una struttura ben definita, i contenuti trasferiti possono diventare confusi e difficili da ritrovare, utilizzare e riutilizzare, vanificando gli sforzi fatti per implementare un nuovo sistema di gestione. Ci troviamo molto spesso a parlare con clienti che hanno già affrontato un processo di migrazione ma non hanno implementato una strategia di organizzazione dei contenuti. Il risultato è una documentazione problematica, non aggiornata, e generalmente dei CCMS molto complessi utilizzati alla stregua di un semplice Word. Queste non-migrazioni creano solo frustrazione e delusione: si usano strumenti che sono i migliori nel loro campo ma poi è impossibile vedere i vantaggi dei sistemi strutturati.

Ogni azienda ha esigenze uniche e per questo motivo adattiamo il nostro approccio alla migrazione e all’organizzazione dei contenuti per rispondere alle specifiche necessità di ogni cliente. Grazie al servizio t-uso®, i contenuti non vengono solo migrati, ma vengono anche ottimizzati per garantire una maggiore efficienza operativa e una migliore esperienza utente.

Conclusione

La migrazione dei contenuti non è solo un trasferimento tecnico. È un’opportunità per ripensare, organizzare e ottimizzare la documentazione aziendale. Editha, attraverso il suo servizio t-uso®, va oltre la semplice migrazione, offrendo un approccio completo e strategico alla gestione dei contenuti.

Se la tua azienda sta pianificando una migrazione della documentazione tecnica, è essenziale considerare non solo come trasferire i contenuti, ma anche come organizzarli al meglio per massimizzare l’efficienza e la facilità d’uso. Con il nostro approccio integrato puoi essere sicuro che la tua documentazione non sarà solo migrata correttamente, ma sarà anche organizzata in modo tale da supportare al meglio le tue operazioni aziendali, oggi e in futuro.