La gestione efficace dei contenuti non è solo una questione di precisione linguistica o di organizzazione dei documenti: è una necessità strategica che incide direttamente sulla capacità di un’azienda di fornire informazioni accurate, aggiornate e facilmente accessibili ai propri utenti, che siano essi clienti, partner o utilizzatori finali.
La documentazione tecnica è spesso complessa e deve essere mantenuta costantemente aggiornata per riflettere le modifiche dei prodotti, le evoluzioni normative e le esigenze del mercato.

Una strategia di strutturazione dei contenuti ben pianificata è essenziale per affrontare queste sfide. Nel contesto della documentazione tecnica questo significa non solo produrre contenuti di alta qualità, ma anche assicurarsi che siano gestiti in modo tale da poter essere facilmente riutilizzati, aggiornati e distribuiti attraverso diversi canali.

I 4 fattori chiave per la corretta strutturazione dei contenuti

I quattro fattori chiave per implementare una strutturazione dei contenuti vincente nell’ambito della comunicazione tecnica sono: standardizzazione, univocità, granularità, e classificazione e marcatura. Approfondiremo ciascuno di questi elementi per comprendere come possono migliorare la documentazione tecnica e, di conseguenza, l’efficienza redazionale e operativa aziendale.

Standardizzazione: esprimere concetti uguali in modo uguale 

Il primo passo per una strutturazione dei contenuti di successo è la standardizzazione. Questo significa che concetti uguali devono essere espressi nello stesso modo in tutta la documentazione. Standardizzare il linguaggio e la terminologia è fondamentale per evitare ambiguità e garantire che i tuoi contenuti siano chiari e coerenti.

Se si scrive un manuale tecnico per un prodotto e vengono usati termini diversi per descrivere la stessa funzione o lo stesso componente, si rischia di confondere chi legge e utilizza il manuale.
È importante creare un glossario interno che definisca i termini da utilizzare (e da non utilizzare!) e assicurarsi che il team di redazione segua queste linee guida.
La coerenza nel linguaggio migliora la leggibilità e riduce il rischio di errori e fraintendimenti.

In ambiente aziendale la standardizzazione è cruciale anche quando si lavora con team distribuiti in diversi rami dell’azienda, o in diverse regioni o paesi. Stabilire standard comuni per la terminologia e il formato facilita la collaborazione e garantisce che i contenuti siano utilizzabili su scala globale.

Univocità: ogni contenuto è presente una sola volta

Il secondo fattore chiave è l’univocità. Questo principio stabilisce che un’informazione deve essere presente una sola volta in tutta la documentazione. L’obiettivo è evitare duplicati, che possono causare incoerenze e difficoltà nella manutenzione dei contenuti.

Immagina di dover aggiornare una specifica tecnica di un prodotto. Se quell’informazione è duplicata in più documenti, dovrai rintracciare e aggiornare ogni occorrenza, con il rischio di dimenticare una delle versioni e generare incoerenze.
Centralizzare il contenuto in un’unica posizione e fare riferimento a questo in modo modulare consente di mantenere la documentazione accurata e facile da aggiornare.

La tecnologia dei sistemi di gestione dei contenuti (CCMS) è particolarmente utile per garantire l’univocità. Un CCMS permette di archiviare contenuti modulari e di richiamarli nei documenti finali senza doverli duplicare, riducendo così la possibilità di errori e aumentando l’efficienza della gestione dei contenuti.
In Editha prediligiamo l’uso dei CCMS Schema ST4 e Arbortext + Windchill per organizzare correttamente i contenuti, ma è fondamentale ricordare che un contenuto intelligente è indipendente dal software che viene utilizzato per la redazione. Proprio grazie a questa particolarità possiamo utilizzare allo stesso modo anche MadCap Flare, che è un quasi CMS.

Granularità: per riutilizzare un contenuto è necessario che esso sia disponibile a un livello di granularità adeguato

La granularità si riferisce al livello di dettaglio e suddivisione dei contenuti. Un contenuto granulare è un contenuto che è stato suddiviso in moduli sufficientemente piccoli da poter essere facilmente riutilizzati in vari contesti. Maggiore è la granularità, maggiore sarà la flessibilità nel riutilizzo dei contenuti.

Per fare un esempio, pensa a una guida utente. Invece di scrivere un documento lineare, puoi suddividere il contenuto in sezioni indipendenti, come “Introduzione”, “Installazione”, “Configurazione”, “Risoluzione dei problemi”. Ogni sezione può poi essere riutilizzata in altri documenti, come guide rapide o FAQ, senza bisogno di riscriverla. Questo approccio modulare semplifica il lavoro di redazione e facilita l’aggiornamento e la manutenzione dei contenuti.

Il giusto livello di granularità dipende dalle tue esigenze specifiche. Possiamo per esempio suddividere ogni sezione in contenuti più brevi, salvando per esempio tabelle o singole avvertenze come contenuti a sé da riutilizzare in più posizioni del manuale.

Bisogna ovviamente fare attenzione a non frammentare troppo i contenuti, per evitare di creare una frammentazione di contenuti che poi non saranno mai riutilizzati. Una buona regola è creare moduli di contenuto che siano completi e autonomi, ma sufficientemente flessibili da poter essere combinati in modi diversi per rispondere a varie esigenze informative.

Classificazione e marcatura: classificare il contenuto permette di renderlo rintracciabile

L’ultimo fattore chiave è la classificazione e marcatura dei contenuti. Classificare il contenuto significa assegnare etichette, tag o metatag che ne descrivono il tipo, la funzione, l’argomento o altre caratteristiche rilevanti. La marcatura consiste nell’utilizzo di metadati per definire il contesto e la struttura del contenuto, rendendolo così facilmente rintracciabile e riutilizzabile.

Ad esempio, se gestisci una vasta documentazione tecnica, classificare i contenuti per tipo di prodotto, mercato di destinazione o versione del prodotto ti permette di trovare rapidamente le informazioni rilevanti. Una buona classificazione migliora non solo la ricerca e il recupero delle informazioni, ma anche la loro gestione e aggiornamento.

La marcatura dei contenuti è fondamentale quando si utilizza un CCMS o altre piattaforme di gestione avanzata dei contenuti. Assegnando i metadati appropriati puoi automatizzare molte operazioni di gestione, come l’aggiornamento, la traduzione o la distribuzione dei contenuti su diverse piattaforme.

Conclusione

Implementare una strategia di strutturazione dei contenuti efficace richiede attenzione ai dettagli e una pianificazione accurata. Standardizzazione, univocità, granularità e classificazione e marcatura sono i quattro pilastri su cui costruire una gestione dei contenuti solida e sostenibile.
Questi fattori migliorano la coerenza e l’efficienza della tua documentazione e ti aiutano anche a mantenere il controllo sui contenuti man mano che il volume e la complessità aumentano.
Grazie a una corretta strategia di strutturazione dei contenuti potrai inoltre ottimizzare i processi di aggiornamento, riducendo i rischi di errore e incoerenza che possono compromettere la qualità e l’affidabilità delle informazioni.

In un settore dove la precisione e la tempestività sono fondamentali, una strategia di strutturazione dei contenuti ben strutturata ti permette di rispondere rapidamente alle esigenze del mercato e di adattarti con agilità alle evoluzioni tecnologiche e normative.

Adottare queste best practice nella gestione della documentazione tecnica non si rivela solo una questione di efficienza operativa, ma una vera e propria necessità per mantenere l’integrità e l’efficacia delle informazioni che fornisci. Investire nella corretta gestione dei contenuti significa garantire che la tua documentazione tecnica resti all’altezza delle aspettative e delle esigenze aziendali, oggi e in futuro.