Un recente studio ha messo in luce come quasi 1 lavoratore su 2 non sia pienamente soddisfatto dell’esperienza di lavoro da remoto vissuta nell’ultimo anno di pandemia. Ciò che determina il risultato, sbilanciandolo da una parte o dall’altra, è una combinazione di fortunati o sfortunati fattori che includono sia aspetti personali che professionali. Sulle singole situazioni personali (che si tratti di postazioni di lavoro inadatte, di problemi tecnologici di rete o di strumentazione, di difficile bilanciamento tra famiglia e lavoro) è purtroppo difficile incidere, mentre su alcuni aspetti, che derivano direttamente dall’organizzazione del lavoro a livello centrale, l’azienda può influire in maniera significativa.

Nella nostra esperienza lo smart working, partito in via emergenziale come per gran parte delle realtà, è diventato in maniera molto spontanea e naturale un’opportunità di crescita e cambiamento. Alcune scelte, in particolare, ci hanno aiutato a partire con la marcia giusta e ad adattarci a questa “nuova normalità”. Ne avevamo già accennato qui, riflettendo in primis su quanto questo passaggio ci abbia dato la possibilità di ritrovare il nostro cuore, ripensare il nostro lavoro e farci capire quello che siamo davvero: un’azienda capace di mettersi in discussione, in cui ciò che conta di più sono le persone.

Vorremmo proseguire questa riflessione entrando un pochino più nello specifico e condividendo ciò che per noi di Editha significa lavoro flessibile e anche, perché no, i nostri spunti per realizzarlo bene. A livello pratico, infatti, come si gestisce un team da remoto? Quali sono gli strumenti migliori per un project management condiviso? A livello umano come ci si può sentire parte di un gruppo reale e non solo virtuale?

Proviamo a rispondere a questi interrogativi condividendo alcune esperienze reali.

Suddivisione dei compiti: chiarezza e trasparenza

Sapere chi fa cosa è alla base di un lavoro armonico e ben organizzato. Il primissimo aspetto a cui guardare con attenzione in un contesto di smart working è la suddivisione dei compiti del proprio team. L’organizzazione interna può infatti evidenziare lacune e falle da sistemare e vale la pena cogliere quest’occasione per rivedere, ad esempio, l’organigramma aziendale e fare una ristrutturazione accurata di ruoli e compiti.

Piattaforma condivisa per il project management, l’esempio di “Monday”

Se uno strumento di questo tipo non fa ancora parte del vostro workflow noi di Editha vi consigliamo di correre ai ripari: avere una piattaforma di project management condivisa sarà una svolta importante. Monday è infatti una piattaforma molto intuitiva e facile da utilizzare per pianificare il lavoro, organizzare i progetti, assegnare i task e monitorare la progressione del lavoro in tempo reale. Ovviamente in assoluta condivisione. È un grande strumento di semplificazione, personalizzabile attraverso una vasta scelta di template preimpostati.

Altre piattaforme molto valide come Asana o Trello possono essere una buona alternativa a Monday perché, allo stesso modo, permettono di assegnare task e monitorare scadenze e competenze. Il nostro consiglio è di testare questi programmi per scegliere quello più adatto alla propria realtà con consapevolezza.

Server per la documentazione in rete

In smart working tutta la documentazione e gli strumenti di lavoro devono essere completamente accessibili da remoto a tutto il team di lavoro. Investire su un buon sistema di server e dire addio ai file locali è alla base della riorganizzazione necessaria per il futuro dello smart working.

Perché è necessario un server? I rischi a cui si va incontro scegliendo di gestire i documenti in locale anziché in rete, infatti, sono molti e includono la possibilità che esistano più versioni di uno stesso documento o che negli scambi i file possano perdersi o danneggiarsi. Grazie a un server, inoltre, si possono condividere anche software e database aziendali, sia online che offline.

Un’alternativa a basso costo sono i sistemi di archiviazione cloud come Google Drive, Dropbox o OneDrive, che permettono la condivisione sincronizzata di documenti tra più utenti e postazioni di lavoro.

Linguaggio condiviso e comunicazione chiara

La comunicazione interna può rivelarsi un vero tallone d’Achille nelle aziende di qualsiasi dimensione e a qualunque latitudine. Avere un proprio gergo, un vero e proprio “glossario aziendale” può fare la differenza in un team di lavoro dislocato. Ogni progetto di lavoro per essere davvero condiviso deve condividere anche una propria terminologia specifica, fatta di parole chiare, facili, memorizzabili e diremmo quasi “evocative”. Anche implementare nel proprio workflow l’uso di checklist (generali e di progetto) è una chiave di volta.

Queste facili soluzioni possono facilitare non di poco il lavoro di un team che fisicamente si trova a distanza. Tutti i colleghi riusciranno a capirsi alla perfezione e le figure junior potranno in maniera più immediata entrare nelle dinamiche di lavoro!

Ripensare le relazioni a distanza

Parlando di figure junior è doveroso notare come forse sia trattato troppo marginalmente l’impatto dello smart working sui ragazzi più giovani che si affacciano proprio ora sul mondo del lavoro. I profili junior sono quelli che più di tutti beneficiano del lavoro in presenza, grazie al training dei colleghi senior che spesso trasmettono loro soft skills importantissime e molto difficili da imparare a distanza. Molte competenze si acquisiscono proprio dall’osservazione dei colleghi e dall’interazione con il gruppo di lavoro e forse varrebbe la pena fermarsi a pensare a come minimizzare l’impatto di questo radicale cambiamento sui più giovani.

In Editha la formazione è un pilastro su cui costruire il gruppo e in questo particolare momento abbiamo semplicemente adottato nuove modalità perché nessuno resti indietro: ci occupiamo della formazione a distanza con l’ausilio di videochiamate con condivisione degli schermi e di webinar. Ci siamo preoccupati inoltre di creare dei video con tutte le procedure utilizzate nei nostri progetti in modo che siano sempre a disposizione del team di lavoro, in una sorta di “archivio didattico”. Gli strumenti più pratici che consigliamo per la creazione di video ad uso interno sono Loom o Quicktime.

Attenzione quindi a non penalizzare MAI la formazione ma anche a non sottovalutare l’aspetto della socialità e della convivialità, che vanno assolutamente ripensati con un approccio più creativo.

La nostra idea in più

Alcuni anni fa abbiamo stampato delle t-shirt con una grafica ironica – per chi è del settore – che racconta molto di noi e del nostro lavoro e che distribuiamo a tutti i collaboratori e amici di Editha.

“This page is intentionally left blank” – la frase che vi si legge, tradotta in più di 20 lingue, trasforma una convenzione grafica in un motto, a sancire l’idea che no, non è un errore lasciare una pagina vuota di tanto in tanto. Perché uno spazio vuoto diventa uno spazio di riflessione e condivisione in cui far confluire le idee dei singoli per costruire un’identità di gruppo.

La t-shirt condivisa è diventata ora la nostra personale rivisitazione dei classici Casual Friday, ora in versione home edition, e ci accompagna nei nostri aperitivi su Google Meet e pause caffè digitali! Per concederci di essere, a volte, anche una semplice pagina bianca da colorare.