Il lavoro da remoto ha portato alla luce la necessità di avere degli strumenti per coordinare team di persone su progetti complessi, senza che la lontananza fisica e l’assenza di riunioni di avanzamento intaccasse i risultati desiderati.

Alla base di un buon project management ci sono sicuramente una visione e un’etica condivisa da chi si avvicenda nelle fasi di lavoro; per lavori complessi è fondamentale avere un solido supporto tecnologico per evitare che piccole dimenticanze si trasformino in una reazione a catena di ritardi e problemi.

Negli anni la condivisione dei progetti in Editha è passata per diversi strumenti: offline, online, soluzioni commerciali e soluzioni personalizzate. Abbiamo pensato di raccogliere in questo post quello che funziona per noi quando si parla di un buon project management.

Parliamo di project management

Partiamo dalle basi: cosa intendiamo quando parliamo di project management? Secondo la guida Project Management Body of Knowledge, il project management è “l’applicazione di conoscenze, attitudini, strumenti e tecniche alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi”. È ovvio che si tratta di una definizione incredibilmente ampia, che può essere applicata su larga scala (Wikipedia cita per esempio la costruzione delle piramidi come esempio di project management) ma anche per micro-realtà (anche la gestione della casa da parte di una persona può essere project management).

Nel nostro settore, quello della redazione tecnica e del DTP, il project management può fare riferimento a veri progetti, in senso stretto. Ogni lavoro, ogni commessa, ogni manuale è un progetto che ha bisogno di essere monitorato e completato.

Perché un progetto sia completato con successo, infatti, è necessario che venga consegnato

• nel tempo previsto;
• nei costi preventivati;
• utilizzando le risorse a disposizione in maniera efficiente;
• con la qualità desiderata;
• con la soddisfazione del cliente.

Come gestiamo il lavoro in Editha

Per rendere il lavoro più efficiente possibile è infatti necessario organizzare tutte le fasi del lavoro, da quella del preventivo a quello della consegna, in modo che il flusso dei processi sia quanto più possibile ininterrotto. Ci avvaliamo spesso di checklist e procedure che abbiamo definito nel tempo su ogni cliente e progetto, per essere sicuri di avere tutte le informazioni e i materiali necessari
per la piena operatività già dalle prime fasi del progetto. Anche queste checklist coprono un raggio molto ampio di elementi: possono essere dei file come font, immagini, link, ma anche delle informazioni, come preferenze, dati, accessi, video-tutorial.

Qualche tempo fa, in questo articolo, avevamo accennato a come una piattaforma per la condivisione del lavoro possa affiancarci efficacemente quando si tratta di coordinare un team da remoto.

Fondamentale, a nostro avviso, per un project management di successo è la visione intera dei progetti da seguire e da consegnare, con una divisione chiara di stati, consegne e assegnazioni. Abbiamo così cercato e scelto una piattaforma che fosse visiva e immediata, ma che potesse al tempo stesso gestire la complessità dei progetti che seguiamo. Non è infatti raro dover seguire progetti con consegne serrate, con fasi di lavoro e collaboratori che si sovrappongono in diversi momenti.

La piattaforma che abbiamo scelto come software di project management per coordinarci è Monday, che avevamo strutturato ben prima dell’inizio della pandemia e della nuova era del lavoro remoto e che ci ha permesso di proseguire nei nostri progetti senza soluzione di continuità.

Oltre all’uso più basic della piattaforma, ossia la mera creazione di task per ogni progetto con assegnazione ai collaboratori con una data di scadenza, ne abbiamo affiancato uno diverso, più in linea con le nostre esigenze e filosofie.

Abbiamo creato aree tematiche condivise con l’intero team per strutturare parte della letteratura interna che quasi giornalmente creiamo per condividere e approfondire i nostri processi.

Così insieme alle aree dedicate ai clienti con i progetti da consegnare, abbiamo costruito delle knowledge base molto articolate, che includono note scritte, documenti, guide, video tutorial.

Abbiamo spostato su Monday parte delle nostre agende condivise, le checklist che abbiamo nominato precedentemente, le best practice e anche degli spazi di aggregazione e quasi ludici, che ci permettono di sopperire alla mancanza delle chiacchiere alla macchinetta del caffè quando lavoriamo da luoghi diversi.

Con gli strumenti in uso giornalmente riusciamo a intervenire con tempestività nell’avvicendarsi delle fasi del progetto e tutta la squadra può sapere immediatamente lo stato dei singoli task per intervenire quando è necessario.

Con gli anni di esperienza abbiamo fatto nostre tutte le procedure che ci permettono di consegnare i nostri progetti in maniera puntuale e incontrando la soddisfazione del cliente finale e crediamo così fortemente nei nostri processi di project management da volerne certificare la qualità: la stessa qualità che ti possiamo garantire se ci contatterai per affidarci il tuo prossimo progetto.

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